• Die Dateneingabe sollte nur durch einen Buchungvorgang möglich sein.
• Die Datenausgabe sollte wahlfrei auf sämtliche Daten möglich sein.
• Auch die Reihenfolge der Dateneingaben muss gespeichert sein und zur Datenausgabe bereitgestellt sein.
• Eine Veränderung der eingebenen Datenanweisungen darf nicht möglich sein.
• Eine Korrektur von falschen Buchungssätzen muss von einem Buchprüfer erkennbar bleiben.
• Die eingegebenen Daten (Buchungs- und Stammdaten) eines Geschäftsjahres sollten möglichst in einer Datei persistent gespeichert werden können.
• Die zur Speicherung der Daten verwendeten Dateien müssen durch Check-Codes gegen Veränderungen erkennbar geschützt werden.
  
  

können für ihre Datenspeicherung entweder eine Buchführungsdatenbank oder eine der marktüblichen (relationalen) Universaldatenbanken verwenden.

für die Speicherung der Buchführungsdaten ist zu beachten, dass

• für die Dateneingabe und die Datenausgabe eine Schnittstelle auf Basis der Datenbanksprache SQL besteht und der Zugriff auch zur Dateneingabe wahlfrei ist,
• dass der Datenbankadministrator die Daten jederzeit wahlfrei verändern kann,
• die Daten in vielen Tabellen (jede in einer eigene Datei) persistent gehalten werden
  und deshalb besondere Vorkehrungen getroffen werden müssen, um die Datenkonsistenz zu erhalten,
• die Installation, Pflege und Datensicherung entsprechend aufwendig ist.

Um eine solche Datenbank für Buchführungssysteme verwenden zu können, muss die wahlfreie SQL-Dateneingabe auf eine serielle Dateneingabe umgestellt werden.
Es muss auch verhindert werden, dass ein Datenbankbenutzer Zugriff auf die SQL-Schnittstelle hat, da sonst gegen Tz.3.1 der GoBS verstoßen wird. (Das gilt auch für den Datenbankadministrator ! )

weist neben den oben genannten Eigenschaften einer Buchführungsdatenbank noch die folgenden auf:

• Die Datenbank ist im BDB-System integriert.
• Der Zugriff auf die Datendank erfolgt direkt, d. h. ohne Benutzung einer (SQL-) Schnittstelle.
  Damit ist ein schnellerer Zugriff auf die Daten möglich und es entfällt außerdem ein "Overhead" an Programmcode.
• Die Datenbank enthält nur die Funktionalität, wie sie für ein Buchführungssystem notwendig ist.
  Überflüssige Funktionen und Programmcode, wie sie für eine universelle Anwendung notwendig wären, fallen ebenfalls weg. Damit kann der gesamte Programmcode klein, effektiv und kompakt gehalten werden.
• Die Daten eines Geschäftsjahres werden in einer Datei (BDB-Journal) gespeichert.
  Ein Doppelklick auf diese Datei startet das Buchführungsprogramm direkt mit diesen Daten.