BDB-System
Glossar der wichtigsten Fachbegriffe
Inhalt:
Abschlusskonto
Ein Abschlusskonto ist
im BDB-System
ein nicht bebuchbares Sachkonto.
Jedes Sachkonto, bebuchbar oder nicht bebuchbar (auch ein Abschlusskonto), muss über ein Abschlusskonto abgeschlossen sein. Dies wird in einer Kontendefinition festgelegt. Nur das
Topkonto
hat kein Abschlusskonto.
Ein Abschlusskonto errechnet seinen Saldo als Summe der Salden aller direkt untergliederten Sachkonten.
Abschlusskonten ermöglichen die
Untergliederung
des Kontensystems.
Der Kontenbaum zeigt die durch Abschlusskonten verursachte Kontenhirarchie.
BdbData
BdbData
ist im BDB-System ein wichtiger Dateiordner, in dem Steuerdateien von BDB-System, und Unterordner für die
Lizenz
und die integrierten Programmteile
FoDoGen
und
ProDoGen
abgelegt sind.
Der Ort von BdbData wird in einer der ersten Meldungen der Datei
bdb.log
angegeben.
Nur wenn
"BdbSystem"
auf auf dem Desktop aufgerufen wird, dann wird auch das Benutzerverzeichnis
users
hier abgelegt und verwendet.
bdb.log
In der Datei
bdb.log
werden alle während eines Programmablaufes aufgetretenen Fehler und sonstigen Meldungen aufgezeichnet.
bdb.log
gibt auch Auskunft über die Orte von
BdbData, BdbLog und userPath
und über welche
http-Adresse
der
BDB-Server
erreichbar ist.
Wenn BDB-System mit einem Doppelklick auf eine Datei mit der Endung
.jou, .pn,
oder
.bdb
aufgerufen wird, dann wir
bdb.log
im selben Ordner der aufrufenden Datei abgelegt. In allen anderen Fällen wird
bdb.log
im Ordner
BdbData
abgelegt.
Das (schwarze) Konsolenfenster von BDB-System zeigt gleichzeitig die selben Informationen.
BDB-Journal
Im BDB-Journal ist jede Primanota eines Geschäftsjahres fortlaufen gespeichert.
Wenn alle buchführungspflichtigen Informationen eines Geschäftsjahres im BDB-Journal aufgenommen wurden.
Da alle buchführungspflichtigen Informationen (Buchungen und Stammdaten) eines Geschäftsjahres im BDB-Journal vorhanden sein sollen, ist insbesondere diese Datei vor Datenverlust zu schützen. Regelmäßige Updates (Tz.5 der GoBS) sollen durchgeführt werden.
Aus dem BDB-Journal können alle Eingabedaten korrekt und in der Reihenfolge der Eingabe wiedergegeben werden. Beliebige Auswertungen können durchgeführt werden.
BDB-Server
ist ein HTTP-Server
Der BDB-Server ist im BDB-System integriert. Er ermöglicht den "Online-Zugriff" auf das BDB-System mit einem Browser.
Dies ist eine bequeme Möglichkeit das BDB-System zu bedienen.
BDB-System (Buchführungsdatenbank-System)
Der offizielle Name des von der CreateSoftware GmbH hergestellten und vertriebenen Softwareproduktes zur Realisierung von anwenderspezifischen Buchführungswerken nach dem Prinzip der doppelten Buchung.
Dazu gehören die folgenden Buchführungswerke:
- kaufmännische Buchführung nach dem Prizip der doppelten Buchführung einschliesslich KLR
- Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben
- kameralistische Buchführung
- Haushaltsbuchführung
Erst durch Eingabe der Definitionen (Stammdaten) nach einem typischen Kontenplan weiss das BDB-System, wie die Buchführung durchzuführen ist.
Im BDB-System sind folgende Softwarekomponenten integriert:
- Buchungscompiler
- Buchführungsdatenbank
- Standardauswertungen
- ProDoGen
- BDB-Server
- Archivierung "Elektronischer" Dokumente.
Bestandskonto
Sachkonten,
welche in der
Bilanz
untergliedert werden, zählen zu den
Bestandskonten.
Im BDB-System
werden bebuchbare
Bestandskonten
in der Regel mit
EB-Übertrag
definiert.
Zur Untergliederung werden nicht bebuchbare
Abschlusskonten
definiert.
Aber Vorsicht
! Zum Teil werden in der Bilanz auch Konten verwendet, welche gemischt Anfangsbestände, Zugänge und Abgänge von Unterkonten aufnehmen. In diesem Fall muss ein Abschlusskonto verwendet werden, das einen EB-Übertrag auf ein Sachkonto durchführen kann. Alle Konten der darunterliegenden Hirarchie dürfen keinen EB-Übertrag enthalten !
Browser
ist eine sogenannte
Clientsoftware
, mit der man in HTML-Dokumenten navigieren und diese auch lesen bzw. betrachten kann ("surfen"). Eine Browser ist deshalb die spezielle Software mit der man sich im Internet oder Intranet zurechtfinden kann.
Der Internet Explorer von Microsoft und der Firefox von Mozilla sind die bekanntesten Browser.
Buchung
Wenn eine Primanota in das BDB-Journal aufgenommen (gebucht) werden soll,
Buchungscompiler
Wenn eine Primanota in das BDB-Journal aufgenommen (gebucht) werden soll, dann werden die Daten der Primanota zuvor auf Plausibilität überprüft und wenn nötig die Aufnahme mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt.
Nur eine verarbeitungsfähige Primanota wird in das BDB-Journal aufgenommen. Der Datenbestand in der BDB-Datenbank wird gleichzeitig aktualisiert.
Nur über den Buchungscompiler können Daten in das BDB-Journal aufgenommen werden.
Buchungsdatum
ist gemäß Tz. 3.1 der GoBS und II.a. der Anlage zur GoBS definiert.
Im BDB-System ist dies das Datum, an dem das zu buchende Geschäft vorgefallen ist.
Das Buchungsdatum muss in jeder Buchungszeile angegeben werden. Es muss innerhalb der aktuellen Periode (siehe Kopfzeile) liegen.
Buchungszeitpunkt
ist gemäß Tz. 3.2 der GoBS definiert.
Im BDB-System ist dies der Zeitpunkt, an dem die Primanota in das BDB-Journal aufgenommen wird. Es wird das aktuelle Systemdatum und optional die aktuelle Systemzeit verwendet.
Der Buchungszeitpunkt wird in der Kopfzeile einer Primanota dargestellt.
Client, Clientsoftware
Als Clientsoftware wird eine Software bezeichnet, welche Anfragen an einen
Server
stellt.
Ein Browser ist ein Client, der Anfragen an einen HTTP-Server stellt.
Dateiname in einem BDB-Script oder BDB-Menü
ist der Name der Datei einschließlich der Dateierweiterung, welche den Dateityp angibt.
Dateipfad in einem BDB-Script oder BDB-Menü
ist der Dateiname, dem optional ein oder mehrere Verzeichnisse, getrennt durch das Zeichen "/", vorangestellt werden.
Dateityp
ist die Dateierweiterung, die im Dateinamen nach dem letzten Punkt steht.
Ein Dateityp einer Datei gibt das Programm an, mit dem diese Datei normalerweise geöffnet wird.
Dokumentation zu BDB-System
Die
komplette Dokumentation zu BDB-System
kann im Online-Hauptmenü, nach dem Start von BDB-System, unter dem Menü-Punkt
Hilfe
eingesehen werden.
Diese enthält neben den
Häufig gestellten Fragen
auch
Beschreibungen, Spezifikationen
und wichtige
Vorschriften
zur Buchführung.
Doppelte Buchung
Das BDB-System arbeitet nach dem Prinzip der doppelten Buchung. Das bedeutet, dass der in der Buchungszeile angegebene Betrag zweimal gebucht wird, und zwar im Sollkonto auf der Sollseite und im Habenkonto auf der Habenseite.
Der
Vorteil der Doppelten Buchung
zeigt folgendes Beispiel:
Die
Doppelten Buchung
hat folgenden
Grundsatz
zur Folge:
Existieren in einem Kontensystem beliebig viele Konten und wird eines als
Topkonto
bezeichnet und alle restlichen Konten über das Topkonto direkt oder indirekt (durch Untergliederung) abgeschlossen, dann muss der Saldo des Topkontos null ergeben !
Eine Doppelte Buchführung kann wird wie folgt realisiert werden:
Das Topkonto hat 2 Unterkonten: Bilanz und GuV.
Das Konto Bilanz hat 2 Unterkonten: Aktiva und Passiva.
Das Konto GuV hat 2 Unterkonten: Aufwendungen und Erträge.
Die Konten Bilanz und GuV müssen im absoluten Ergebnis den gleichen Wert haben, - der Unterschied besteht aber, dass der eine Wert einen SOLL-Saldo und der andere einen HABEN-Saldo aufweisen muss.
Da die Bilanz nach dem Abschluss den Wert 0 haben soll, muss zuvor der GuV-Wert auf das Eigenkapitalkonto (ein Unterkonto von Passiva) umgebucht werden.
Die Umbuchung des GuV-Wertes kann vermieden werden, wenn das Konto GuV als Unterkonto des Eigenkapitalkontos geführt wird.
Die Konten Aktiva, Passiva, Aufwendungen und Erträge sind in der Praxis noch weiter untergliedert.
Doppelte Buchführung
Darunter wird in der Fachliteratur gesprochen, wenn der Gewinn bzw. Verlust im angewendeten System auf zwei verschiedene Arten ermittelt werden kann.
Nach § 4 EStG ist der Gewinn der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen.
Die zweite Möglichkeit der Gewinnermittlung ergibt sich durch den Abzug der Aufwendungen von den Erträgen in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Das Prinzip der
Doppelten Buchung
im BDB-System ermöglicht bei Anwendung eines geeigneten Kontenrahmens die Ermittlung der Werte für die
Doppelte Buchführung
.
Die
Doppelte Buchführung
erfasst die Geschäftsvorfälle
in zeitlicher Reihenfolge im
Grundbuch bzw. Journal
und
in sachlicher Ordnung, augegliedert in
Sachkonten
, im
Hauptbuch
.
Die
Grundbuch
und
Hauptbuch
gehören zur
Finanzbuchführung.
Die
Kosten- und Leistungsrechnung
gehört zur
Betriebsbuchführung.
EB-Übertrag
In einer Kontendefinition kann ein Sachkonto mit einem
EB-Übertrag
gekennzeichnet sein. Ein solches Konto überträgt seinen Saldo nach dem Abschluss in das nächste Geschäftjahr automatisch als Anfangsbestand.
Erfolgskonto
Sachkonten,
welche in der
GuV (Gewinn- und Verlustrechnung)
untergliedert werden zählen zu den
Erfolgskonten.
Im BDB-System
werden bebuchbare
Erfolgskonten
ohne
EB-Übertrag
definiert.
Zur Untergliederung werden nicht bebuchbare
Abschlusskonten
definiert.
FoDoGen (Formularbasierter Dokumente-Generator)
Der FoDoGen ist ein im BDB-System integriertes Auswertungsprogramm.
Mit seiner Hilfe können Daten aus der BDB-Datenbank (z.B.: Salden und Bezeichnungen von Konten) und Daten aus speziellen Dateien, welche vom Anwender erstellt wurden, in ein Formular eingefügt werden.
Unter Formular wird hier ein Text-Dokument in einem beliebigen Format (z.B.: *.txt, *.html, *.xml, *.rtf, usw.) verstanden, in dem benamte Platzhalter für einzufügende Daten enthalten sind.
Mit FoDoGen lassen sich Bilanzen und andere wichtige Dokumente für Buchführung erstellen.
Grundbuch
Im
Grundbuch oder Journal
werden die Geschäftsvorfälle der
Doppelte Buchführung
in zeitlicher Reihenfolge nach dem
Buchungsdatum
erfasst bzw. dargestellt.
GoB
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
GoBS
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs-systeme, siehe
GoBS .
Hauptbuch
Im
Hauptbuch
werden die Geschäftsvorfälle der
Doppelte Buchführung
in sachlicher Ordnung auf
Sachkonten
erfasst bzw. dargestellt.
Konsole
Unter
Konsole
ist unter
Windows
ein Ein- Ausgabe-Fenster gemeint.
Das BDB-System wird normalerweise mit einem
Konsolenfenster
gestartet, in dem die gleichen Meldungen gezeigt werden, wie in der Datei
bdb.log
.
Wird dieses Fenster gelöscht, dann wird auch BDB-System beendet !
Kontenplan
später .....................
Kontenrahmen
später .....................
Konto
Das Konto in einer Buchführung enthält, rechnerisch gesehen, zwei Seiten.
Links die SOLL-Seite, auf der alle SOLL-Buchungen auf diesem Konto aufgeführt sind und
rechts die HABEN-Seite, auf der alle HABEN-Buchungen auf diesem Konto aufgeführt sind.
Wenn die Summe aller SOLL-Buchungen größer als die Summe aller HABEN-Buchungen ist,
dann ist die Differenz der beiden Summen der SOLL-Saldo des Kontos.
Wenn die Summe aller SOLL-Buchungen kleiner als die Summe aller HABEN-Buchungen ist,
dann ist die Differenz der beiden Summen der HABEN-Saldo des Kontos.
Kontonummer
Eine Kontonummer ist eine eindeutige Nummer, mit der auf ein Konto zugegriffen werden kann. Sie besteht meist aus einer Ziffernfolge, kann aber auch Buchstaben und Sonderzeichen enthalten.
Da man mit der Bezeichnung Nummer meist eine reine Ziffernfolge verbindet, wäre der Begriff des
Kontonamens
sinnvoller.
Kontoname
Ein Kontoname ist ein eindeutiger Name, mit dem auf ein Konto in einem Buchführungssystem zugegriffen werden kann.
Meist wird an Stelle des Kontonamens auch der Begriff der Kontonummer verwendet.
Im BDB-System können in einer Buchungszeile
Sachkonten
mit ihrem Kontonamen direkt angesprochen werden.
Um ein
Nebenbuchkonto
anzusprechen muss zusätzlich zum Kontonamen (oder der Kontonummer) der Name des zugehörigen Nebenbuches mit angeben werden.
Eine andere Bedeutung hat der Kontonamen bei einem Benutzerkonto. Hierbei handelt es sich um die Zugriffsberechtigung bei einem Computer oder einer Datenbank.
Der Kontoname sollte auch nicht mit dem Namen des Kontoinhabers bei einem Bankkonto verwechselt werden.
Matchcode
Mit Matchcode ist ein Textmuster gemeint, das zum Prüfen eines Textfeldes im BDB-Journal dient.
Nur wenn der Text im Textfeld mit dem Textmuster im Matchcode übereinstimmt kann der Datensatz ausgewählt werden.
Ist ein Matchcode leer, dann wird keine Überprüfung für diesen Matchcode durchgeführt.
Werden Trennzeichen verwendet, dann muss in jedem Subfeld ein Matchcode stehen.
Sonderzeichen
im Matchcode haben die folgende Bedeutung
*
steht für 0 oder mehrere beliebige Zeichen
?
steht für 1 beliebiges Zeichen
#
als erstes Zeichen macht das nächste Zeichen zu einem Trennzeichen.
Ein Trennzeichen kann das Feld in 2 Subfelder teilen.
\
kann vor einem Sonderzeichen stehen und macht es zu einem normalen Zeichen
Online-Dokumentation zu BDB-System
Die
komplette Dokumentation zu BDB-System
kann im Online-Hauptmenü, nach dem Start von BDB-System, unter dem Menü-Punkt
Hilfe
eingesehen werden.
Diese enthält neben den
Häufig gestellten Fragen
auch
Beschreibungen, Spezifikationen
und wichtige
Vorschriften
zur Buchführung.
Primanota-Editor
Der Primanota-Editor ist ein im BDB-System integrierter Editor zum Erstellen oder Betrachten einer Primanota.
Er wird aufgerufen im Bedienungs-Hauptmenü.
ProDoGen (Programmierbarer Dokumente-Generator)
Der ProDoGen ist ein im BDB-System integrierter Interpreter. Er hat Zugriff auf den kompletten Datenbestand der BDB-Datenbank. Zusätzlich können noch externe Daten in seinen Verarbeitungsprozess einbezogen werden.
Mit seiner Hilfe lassen sich beliebige Dokumente in beliebigen Formaten herstellen. (z.B.: *.txt, *.html, *.xml, *.rtf, usw.)
Neben den im BDB-System vorhanden Standardauswertungen kann der Anwender Auswertungen nach speziellen Vorgaben erstellen. Hierzu muss ein funktionsfähiges ProDoGen-Script erstellt werden.
Sachkonto
Sachkonten
unterteilen das
Hauptbuch
der
Finanzbuchführung.
Sachkonten, welche in der
Bilanz
untergliedert werden, zählen zu den
Bestandskonten.
Sachkonten, welche in der
GuV (Gewinn- und Verlustrechnung)
untergliedert werden, zählen zu den
Erfolgskonten.
Im BDB-System
werden die
Sachkonten
wie folgt eingeteilt:
Nicht bebuchbare Sachkonten
können in einer Buchungszeile nicht direkt bebucht werden.
Dazu gehören: Abschlusskonten, automatische Umsatzsteuerkonten und Nebenbuch-Sachkonten.
Bebuchbare Sachkonten
können in einer Buchungszeile direkt bebucht werden.
Dazu gehören: Das Eröffnungsbilanzkonto, Standard-Sachkonten und Nebenbuchkonten.
Server, Serversoftware
Als Serversoftware wird eine Software bezeichnet, welche Anfragen von einem Client beantwortet.
Häufig wird auch ein Computer auf dem Serversoftware läuft als Server bezeichnet, wenn sich die Serversoftware und die Clientsoftware nicht auf dem gleichen Computer befinden, oder wenn auf dem Computer hauptsächlich nur Serversoftware ausgeführt wird.
In diesem Fall sind Client und Server mittels Internet oder Intranet informationsmäßig miteinander verbunden.
Standardbrowser
Der Standardbrowser ist der Installierte
Browser
, der sich automatisch öffnet, wenn eine HTML-Datei geöffnet (angeklickt) wird.
userPath, users
Im Ordner
users
befinden sich die Verzeichnisse von jedem zugelassenen Benutzer.
Der komplette Pfad, in dem sich der Ordner
users
befindet, wird in der Datei
bdb.log
unter dem Namen
userPath
gemeldet.
Windows
In dieser Dokumentation werden unter
Windows
alle von
Microsoft Corp.
herausgegeben
Windows Betriebssysteme
gemeint unter denen
BDB-System
lauffähig ist.
Zur Zeit sind dies
Windows XP, Windows Vista und Windows 7
.